メールメッセージをアクションに変換
OmniFocus に直接データを入力するのが不便な状況の場合（たとえば、誰か別の人のコンピュータを借りているときなど）は、特別な形式の e メールを自分宛に送信し、後で OmniFocus で処理することができます。この設定は、OmniFocus の「Mail 環境設定」で行います。
メール処理を行うには、OmniFocus のアクションを自動生成するための Mail ルールを追加するチェックボックスをチェックします。
Mail ルールが追加されると、どんな条件のメールを検索するかを OmniFocus に指示できます。cornelius+omnifocus@omnigroup.com のように宛先アドレスの @ の前に +omnifocus を持つメッセージを検索するのが 1 つの方法です。メールサービスがこのタイプのアドレスに対して適切に設定されている場合は、メッセージは + 記号や余分な単語は存在しなかったかのように適切なメールボックスへ到達し、これらの記号や単語は特別な処理のためのラベルとして機能します。もう 1 つの方法は、特定の文字で始まる件名のメッセージを検索する方法です。 -- がデフォルトの文字列です。
OmniFocus が処理するメッセージを特定のメールボックスに保存したい場合は、処理されたメッセージのアーカイブ場所オプションをチェックし、メールボックスを選択します。この設定を行わない場合は、処理されたメッセージは自動的に削除されます。
許可する差出人リストには、自動的にアドレスブックの中の「自分」カードにあるすべての e メールアドレスが入力されます。他のアカウントから自分宛に OmniFocus アクションを送信することが予想される場合は、そのアドレスを追加しておきます。
メッセージの処理方法は詳細に設定できるので、アイテムの整理に威力を発揮します： メッセージの件名と本文は、1 つのテキストのブロックとなります。
最初の行と、--（ダブルハイフン）で始まるすべての行は、新しいアクションとなります。その他のすべての行は、先行するアクションのメモとなります。
プロジェクトを指定するには、> （大なり記号）または ::（ダブルコロン）を使用し、その後にプロジェクト名、または略語を続けます。iPhone の場合コロンはテンキーではなくキーボードにあるので、コロンの使用の方が適しています。プロジェクトの文字列は、OmniFocus のプロジェクトセルに入力した場合とまったく同様になります。
コンテキストを指定するには、@（アットマーク）を使用し、その後にコンテキスト名または略語を続けます。プロジェクト名と同様に、コンテキスト名は OmniFocus にあるのと全く同じ状態になります。
開始日または期限を入力するには、#（シャープ記号）を使用し、その後に日付を続けます。OmniFocus で使用しているのと同じ表記方法（明日、2008-9-30、2 週間など）がメールメッセージで使用できます。日付が 1 つしかない場合は、それが期限となります。日付が 2 つある場合 （それぞれにシャープ記号を付けます）は、最初の日付が開始日となり、2 番目の日付が期限となります。
推定所要期間を入力するには、$（ドル記号 —「時は金なり」だからです）を入力し、期間（5 ヶ月、1 時間など）を続けて入力します。OmniFocus で使用しているのと同じ期間の表記方法が使用できます。
アクションにフラグを付けるには、! （感嘆符）をアクションのタイトルの最後に付けます。
また、//（ダブルスラッシュ）で区切り、アクション名として同じ行にメモを追加することもできます。ダブルスラッシュの後に来る文字はすべてメモとなりますが、http://omnigroup.com のように、URL の中のダブルスラッシュはメモとみなされません。
以下は、自分宛に送信するアクションの例です： -- アクション 1
メモ メモ メモ メモ メモ ラ ラ ラ
メモ ラ ラ
-- アクション 2 > プロジェクト 2 @ コンテキスト 3
メモ ヤッホー！
メモになにもない
素晴らしい！
-- アクション 3 > プロジェクト 1 @ コンテキスト 1 // 興味があるなら、同じ行のメモにも。
-- アクション 4 #金曜日 // 期限が金曜日。日付を 1 つだけ入力したので。
-- アクション 5 #月曜日 #金曜日 // 開始日が月曜日。期限が金曜日。
-- アクション 6 #月曜日 # // 開始日が月曜日。期限はなし。
-- アクション 7 :: プロジェクト 3 // iPhone に書き込む。大なり記号の代わりにコロンを使用。
--アクション8>p2@c2#2d$5 ヶ月//スペース、または全文を入力する必要はなし。